Sie haben etwas vor. Sagen wir mal, Sie sind selbstständig und Sie wollen einen neuen Blogbeitrag schreiben und diesen an Ihre Interessenten und Kunden verschicken. Oder Sie sind zuhause und wollen Ihren Schreibtisch sortieren. Oder Sie wollen lernen, pünktlicher zu kommen.
Was haben diese drei Dinge gemeinsam?
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Es sind „Projekte“.
Wer beruflich mit Projektarbeit zu tun hat, der ist mit dem Begriff „Projekt“ schon vertraut. Aber meistens denken wir in privaten Angelegenheiten oder in „nicht-typischen Projektangelegenheiten“ gar nicht daran, dass das, was wir vorhaben, in Wirklichkeit ein PROJEKT ist - und KEINE AUFGABE.
Das Problem ist, wenn wir Projekte nicht als Projekte behandeln, dann werden wir sie ewig und drei Tage nicht fertig bekommen. Denn Projekte brauchen eine bestimmte Herangehensweise, damit sie letztlich erfolgreich abgeschlossen werden können.
Was kennzeichnet ein Projekt?
Folgende Kriterien helfen Ihnen bei der Identifikation:
- Wenn etwas nicht in einer einzelnen Arbeits-Etappe zu erledigen ist, sondern mehrere Arbeits-Etappen braucht, dann ist es ein Projekt.
- Wenn etwas länger als 2 Stunden dauert, dann ist es ein Projekt.
- Wenn etwas mehrere Teilschritte beinhaltet, dann ist es ein Projekt.
Wie läuft ein Projekt ab?
Projekte laufen IMMER in bestimmten Phasen ab:
- Vage Idee
Ja, das ist schonmal wichtig: eine IDEE ist eine IDEE. Das ist noch kein Projekt. Eine Idee wird erst zu einem Projekt, wenn man sich entschließt, das Thema wirklich und in echt anzugehen. - Entschluss
Kennen Sie die Werbung von Hornbach? „Mach es zu deinem Projekt“. Wenn wir uns nicht aktiv dafür entschließen, das Thema anzugehen, dann wird das nichts mit dem Projekt. - Zieldefinition
Was will ich damit eigentlich? Was ist das Ziel des Ganzen? Was soll dabei herauskommen? - Brainstorming
Sich Zeit nehmen (ja, richtig gelesen: sich Zeit nehmen!), um das Gehirn mit dem Thema zu befassen und sich dann Notizen machen. Erstmal unzensiert. Wenn man beim Brainstorming schon zensiert („naja, das kann ich so nicht machen, das brauche ich gar nicht aufschreiben..:“), dann blockiert man sein Gehirn. - Sortieren der Ideen
Jetzt wird sortiert, welche Ideen und Gedanken sind wichtig, welche sind gut, welche sind umsetzbar – und welche werden verworfen. - Planung
Dann werden die Ideen in eine Reihenfolge gebracht. Der „next step“ muss klar sein. Man muss nicht alle 100 Schritte vorausplanen. Aber den nächsten. - Umsetzung
Erst jetzt kann man anfangen. Jetzt ist das Gehirn so weit, dass es Klarheit hat über das Ziel, über den Weg und über den nächsten Schritt. Jetzt ist es bereit, zu tun.
Die 3 größten Fehler bei der Projektarbeit
So weit zur Theorie. Wer gutes Projektmanagement hat, der weiß das obige und der durchläuft diese Projektphasen automatisch.
Im Laufe meiner Coachingarbeit mit ADHS-Erwachsenen habe ich drei Fehler sehr häufig festgestellt, die ich hier beschreibe:
- Ein Projekt wird nicht als Projekt erkannt.
Hier fängt es schon an. Die meisten meiner Klienten denken gar nicht in „Projekten“, sie denken in „Aufgaben“. Und damit unterschätzen sie immer wieder den zeitlichen und energetischen Aufwand. Sie erkennen das Projekt nicht und schreiben sich Projekte als Aufgaben auf To-Do-Listen. Dort stehen sie dann jahrelang und meine Klienten werden immer frustrierter, weil die „Aufgaben“ nicht fertig werden. - Man will sofort von der Idee zur Umsetzung.
Was ich ebenso häufig feststelle, ist, dass die Phasen 2 bis 6 einfach ausgelassen werden. Es wird nicht bewusst entschieden, aus der Idee jetzt ein Projekt zu machen. Es wird nicht überlegt „was genau will ich eigentlich“. Es wird kein Brainstorming gemacht, die Ideen werden nicht sortiert, es wird nicht vorausgeplant.
Es soll dann direkt von der (vagen) Idee zur Umsetzung gehen. Und das kann nicht klappen. Das Gehirn kann das nicht. Vor dem Machen braucht es immer das Durchdenken. Jedenfalls, wenn man möchte, dass man sein Ziel auch erreicht.
Man kann natürlich auch einfach losstolpern und auf dem Weg die Dinge entstehen lassen, aber meistens berichten meine Klienten dann eher davon, dass sie „irgendwas“ machen, aber nicht das, was sie eigentlich wollten, dass sie sich verzetteln und verlieren auf dem Weg. - Man handelt alles in seinem Kopf ab.
Und ein dritter sehr, sehr häufiger Fehler ist, das Ganze Projekt irgendwie mit sich alleine und auch nur im Kopf auszumachen. Da wird dann gegrübelt und gegrübelt, aber man kommt zu keinem Ergebnis, es entsteht keine Klarheit, kein Plan. Man kommt nicht ins Tun.
Und auch dafür ist unser Gehirn nicht gemacht. Komplexe Themen – und die meisten größeren Projekte sind komplexe Themen – können wir nicht im Kopf lösen. Das Projekt muss raus aus dem Kopf. Es gehört auf Papier, in eine Mindmap, auf einen Skizzenblock, ins Trello Board – und ins Gespräch mit anderen.
Wenn Sie auch immer wieder feststellen, dass „Aufgaben“ nicht vorangehen, dass Sie feststecken, dass Sie vielleicht auch gar nicht anfangen…
… dann tun Sie folgendes:
--> Denken Sie in Projekten.--> Brainstormen und planen Sie voraus.
--> Holen Sie das Projekt raus aus dem Kopf.
Und jetzt wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei Ihrem aktuellen Projekt!
Wie hat Ihnen dieser Beitrag gefallen? Und wie geht es Ihnen mit Ihren Projekten? Schreiben Sie unter dem Beitrag einen Kommentar, ich freue mich, von Ihnen zu lesen!
Herzliche Grüße
Birgit Boekhoff
. Sie haben mir schon viel geholfen. Dies ist erneut eine Anregung/Erinnerung für mich, meine Ziele effektiver anzugehen. Ich habe so viele Ideen. Manche haben Jahre gebraucht bis zur glücklichen Verwirklichung. Mit Plan gelingt das Sortieren besser. (;
Hallo Rana,
es freut mich, dass mein Blog hilfreich für Sie ist :-) und danke für Ihr positives Feedback! Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen Ihrer Ziele.
Herzliche Grüße
Birgit Boekhoff
Das werde ich beherzigen und gleich mal meine Tochter do Liste. In Aufgaben und Projekte sortieren. Vielen Dank!
Ja, da ist natürlich was Waren dran. ;) In der Praxis ist es dann aber so, dass es dann über kurz oder lang 100 Projekte in hübschen Ordnern oder Trello-Boards gibt und nach drei oder vier Wochen Begeisterung über das neue Board oder den neuen Ordner, vergisst man, dass er den Ordner oder das Board gibt, weil etwas Anderes (noch Spannenderes) aufgetaucht ist und man sich voll auf das Neue stürzt.
Aber OK. Rom wurde auch nicht an einem Tag gebaut, das Projekt-Szenario ist schon mal ein guter Anfang. ;)
Hallo Raphael,
ja, das stimmt. Sie können das Ganze aber wieder „einfangen“, indem Sie an die Projekte einen Status vergeben: „aktiv zur Umsetzung“, „wartet“, „someday/maybe“. D.h. Sie wählen aus, welche der 100 Projekte JETZT dran sind (das sind 1-10, je nach Projektgröße), welche schon entschieden sind, aber später dran sind und welche davon noch im Stadium „Idee, könnte man…“ sind.
Herzliche Grüße
Birgit Boekhoff
Dankeschön! Jetzt fällt’s mir wie Schuppen von den Augen, dass die paar Projekte, die mir im Leben gelungen sind, nicht die kleinen und mittelgroßen waren, die doch eigentlich einfach klappen müssten, sondern komischerweise die großen, besonderen, vor denen man Respekt hat, weil man erstmal gar nicht weiß, wie das überhaupt gehen soll, und die einem aber so wichtig sind, dass man sie fast übertrieben ernst nimmt.
Riesen-AHA-Effekt mit über 40. Das fasst so viel von dem, was ich in dem letzten drei Jahren in mikroskopischem Detail gelernt habe, dermaßen elegant zusammen, dass ich eigentlich erst jetzt das Gesamtbild verstehe. Super! Vielen Dank. Und weil ich das nächste Woche vielleicht trotzdem wieder vergessen haben könnte, kommen Ihre 6 Stufen jetzt für mindestens 6 Wochen an den Kühlschrank.
Hallo Xoni,
freut mich, dass Sie jetzt „besser sehen“, wenn die Schuppen von den Augen weg sind ;-)
Viel Erfolg!
Birgit Boekhoff
Hallo Frau Böckhoff,
der Beitrag kam gerade richtig für mich, da ich schon sehr frustriert war über den schleppenden Fortgang meines Projektes. Er war sehr klärend und damit hilfreich für mich. Vielen dank dafür!
Herzliche Grüße
Hallo Frau Haberkorn,
sehr schön, dann viel Erfolg mit Ihrem Projekt!
Herzliche Grüße
Birgit Boekhoff
Oft habe ich 1000 Ideen und ich dummes Schaf rede auch noch darüber. Leider erntet dann immer ein anderer Kollege die Lorbeeren – einer der es schafft mit diesem Projektezeugs zu arbeiten. Ich schaffe das nicht…
Ohhh -ich schweife schon beim Lesen ab. Eigentlich! saß ich für anderes Projekt am PC (Finanzen sortieren, seit Jahren! ist wohl mein Bausparvertrag mit viel zu niedrigem Freistellungsauftrag unterwegs. Ein Hauskauf soll eins von gefühlten 100 Projekten sein.). Werd mir jetz Text ausdrucken! und über Schreibtisch kleben. Zu meinem Projekt Money: ADHSler verschenken vermutlich Unsummen!! Eine Hilfestellung dafür gibt es?
Selbst beim Schreiben bin ich gedanklich schon beim übernächsten Wort und muss so viel korrigieren. Ich habe eine peinlichste Handschrift….
Was kann ich mal im Urlaub oder einer Kur richtig kompremmiert zur Symptomatik tun/ buchen????
Fühle mich zur Zeit als ob ich nichts gewachsen wäre- finde auch einige Mitmenschen energieraubend. Hat der ADHSler nur das Gefühl oder passierts ihm dass andere Menschen ihn über Gebühr pisacken? Bin weiblich und fast 50, mein Gehirn wird nicht besser, arghh. Gibt es Berufsunfähigkeiten wegen ADHS?
Schade, dass gerade zu dem Kommentar von Bettina, die ja einige Fragen aufwirft, keine Antwort kam!
Frau Boekhoff?
Hallo Melanie,
ich versuche, so gut es geht, Fragen hier in den Kommentaren zu beantworten. Allerdings ist der Blog keine Beratungsseite und ich kann nicht auf alle Fragen persönlich eingehen, zumal Bettina mehrere und auch umfassende Fragen gestellt hat, die aus meiner Sicht nicht mal eben kurz beantwortet werden können. Zudem bsteht über die Kommentarfunktion auch für alle anderen Leser die Möglichkeit, die Fragen von Bettina (und anderen Lesern) zu beantworten.
Dieser Blog ist eine Unterstützung und Anregung von mir, für ausführliche Beratungen ist das Coaching der passende Ort.
Herzliche Grüße
Birgit Boekhoff
Guter Beitrag.
Mir fehlt noch ein 8. Punkt: LessonsLearned nach Abschluss und Feiern:)
Hallo Susanne,
ja, das ist eine schöne Ergänzung!
herzliche Grüße
Birgit Boekhoff
Hallo Frau Boekhoff,
sehr schöner Beitrag! Gehört denn ein Projekt auch in die SIMPLEDO Liste?
VG aus Dortmund
Hallo Herr Eifer,
nein, ein Projekt gehört auf die Projektliste, am besten markiert mit dem Status „aktuell zur Umsetzung“. Die next steps können sich dann in simpledo wiederfinden.
Herzliche Grüße
Birgit Boekhoff
Sehr schöne Zusammenfassung, mit viel Neuheitswert. Da ich beruflich und privat viel mit den typischen Fehlern des Verzettelns zu tun habe (bei Kunden, Mitarbeitern und auch bei mir), kann ich das obige nur bestätigen.
Mein Fazit aus dem Artikel: (auch als Instrument zur Führung)
1. Stets die „Größe“ der Aufgabe untersuchen: Einzelschritt oder Projekt?
2. Je nach Klarheit über das Ziel entweder den nächsten Schritt festlegen oder eine Analyse entwickeln.
3. Stets terminieren (ggf. Sozialdruck erzeugen), damit das Ganze wirklich ins Rollen kommt